Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.
Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.
- Organização física ou eletrônica adequada;
- Sistema de identificação visual;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos;
- Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;
- Redução das horas gastas no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações;
- Redução de despesas com multas ficais, trabalhistas ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida;
- Ambiente de trabalho organizado e limpo.
- A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano, por isso, deve ser guardado com todos os cuidados necessários a prevenção de perdas.
Não deixe para depois, comece a organizar calmamente os seus arquivos, quando você menos esperar já estará tudo em ordem e você ficará tranquilo para prosseguir com o seu trabalho. Organize por cor, por assunto ou por data.
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